Consejo 1: Cómo archivar casos al enviar al archivo
Consejo 1: Cómo archivar casos al enviar al archivo
De acuerdo con el Artículo 17 de la Ley Federal125-F3, los casos de empleados despedidos están sujetos a transferencia al archivo. Antes de entregar los documentos, se deben coser, numerar, producir y enumerar la portada. Esto debe hacerlo un oficial de recursos humanos autorizado.
Necesitarás
- - carpeta;
- - todos los documentos;
- - un lápiz;
- - inventario;
- - inventario de entrega.
Instrucciones
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Para transferir el caso de un empleado jubilado al archivodescomponga los documentos en orden cronológico inverso. Esto significa que cuando estaba empleado, creó un archivo personal, la primera hoja de la cual era una solicitud de empleo. Cuando el caso se transfiere al archivo, la primera hoja será una declaración de despido.
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Al coser el archivo personal de un empleado, simultáneamentehacer un inventario de los documentos que se adjuntarán. En un archivo personal para transferir al archivo, presente todos los documentos disponibles: un cuestionario o resumen, copias de documentos educativos, copias de órdenes de empleo, despido y otras órdenes que se emitieron durante el trabajo del empleado. Estos pueden ser órdenes para aumentar o reducir los salarios, la transferencia, el desempeño de tareas adicionales, etc. Adjunte también todas las referencias que el empleado haya presentado a su organización, una copia del contrato de trabajo, acuerdos adicionales, regulaciones relacionadas con el trabajo del empleado.
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Coser el archivo en la carpeta de la carpeta,numera todas las hojas en la esquina superior derecha. Tienes que hacer esto con un simple lápiz. Desde arriba, cosa un inventario, firme la carpeta, coloque el código alfabético en la letra inicial del apellido del empleado, y también en el encuadernado de la carpeta con cifras grandes el año de despido de su empresa.
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Contabilizando el año de despido que puede gastar enun empleado o varios, jubilados en un año. Si está contabilizando varios empleados, doble todos los archivos de los archivos personales en una carpeta común y firme el año del despido en el enlace. En una carpeta, no puedes almacenar más de 250 hojas. Cada caso completo está formado no solo por el año de despido, sino también por el alfabeto de apellidos.
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Al transferir todos los archivos al archivo, realice la entregainventario. En la primera columna, indique los números de orden de los casos, en los segundos índices de todos los casos para la nomenclatura. La tercera columna se completa según el título de los títulos, la cuarta por las fechas, la quinta por el número de hojas, la sexta por los términos de almacenamiento, la séptima columna que puede llenar, si hay notas o adiciones.
Consejo 2: Cómo enviar documentos al archivo
Preparación y presentación de casos en archivos - una parte integral del flujo de trabajo. Su registro comienza en la organización desde el momento de la institución de los documentos, y finaliza con la transferencia a archivos al final del año calendario o la vida útil. En algunos casos, los casos se almacenan durante más de un año. Estos incluyen, por ejemplo, documentos, con respecto a la cuenta de personal.
Instrucciones
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Para que el procedimiento tome archivos no tomó mucho tiempo, debe seguir las reglas de su registro durante el flujo de trabajo actual. Al transferir casos a archivos para el almacenamiento permanente o temporal es necesario coser documentos, numere las hojas, complete la inscripción final, si así lo estipulan las instrucciones de trabajo, y también invente un inventario interno.
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Al mismo tiempo, en la portada del archivos caso indican el nombre del índice organización o empresa, de acuerdo con la nomenclatura de las cosas, no es la fecha de apertura y cierre del caso, así como la vida útil.
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Documentos a ser entregados en archivosse archivan en una carpeta separada con un disco durocubierta. Si el documento tiene un valor especial, generalmente no está cosido, sino que se coloca en un archivo o sobre y se adjunta a la caja. Al final del caso cosido y numerado, se coloca una lista de verificación y, al principio, un inventario interno. En este caso, el grosor de la caja no debe superar los 40 mm, y el número de hojas no debe ser más de 250.
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En casos que están almacenados en archivose continuamente, así como también temporalmente, pero no menos de 10 años, se prepara un inventario para la transferencia de casos en archivos. Al mismo tiempo, documentos, que están relacionados con la contabilidad del personal,se compila un inventario por separado. Incluye los nombres de los casos, a cada uno de los cuales se le asigna un número de serie, así como un código de nomenclatura. Los inventarios se hacen por duplicado, si los casos permanecen en archivosorganización Si los casos se van a transferir al estado archivos, debe haber cuatro copias.
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Los casos que deben almacenarse después de haber completado menos de 10 años pueden ser archivos a discreción de la administración de la organización. La necesidad de entregar los casos dependerá de la carga de trabajo archivosa, la frecuencia de referencia a documentos antiguos, etc.
Consejo 3: Cómo archivar un archivo personal para el archivo
Archivos personales de todas las personas jubiladas y jubiladaslos empleados deben ser enviados para su archivo (Artículo 17 de la Ley Federal No. 125-F3). El empleado del departamento de personal está obligado a preparar carpetas con documentos y transferirlos a un empleado autorizado el archivo de mano en mano.
Necesitarás
- - carpetas;
- - aglutinante;
- - un lápiz;
- - inventario;
- lista de verificación de transferencia
Instrucciones
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Antes de entregar los archivos personales al archivo cuidadosamenteprepare todos los documentos disponibles que permanecieron en el departamento de personal después del despido de los empleados. La legislación establece ciertos plazos, en los que debe tener tiempo para transferir archivos personales de los empleados para el almacenamiento de archivos. No deben exceder los 12 meses después del despido.
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Cada caso, descomponerse en reversaorden cronológico Si, durante el empleo, la primera página fue una declaración escrita por el empleado sobre la contratación, en los documentos de archivo, la primera página será una declaración escrita para el despido.
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Todas las hojas, dobladas en el orden correcto, están cosidas con una carpeta, número en orden. En una hoja separada, haga un inventario. Debajo del número de serie, inserte en él todas las hojas selladas de los archivos personales.
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Escriba la inscripción en la parte superior de todas las páginas. Si archiva un archivo personal para cada empleado por separado, colóquelo en una carpeta de cartón, escriba en letras mayúsculas la primera letra del nombre del empleado y el año de su despido.
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Cuando transfiere archivos al archivo, puede agregarvarios casos de empleados resignados en una carpeta, pero el número de hojas no debe exceder 250. En una carpeta, doblar las cajas de empleados jubilados en un año, cuyos nombres comienzan con la misma letra. Tal registro de archivos personales se usa con mayor frecuencia en las grandes empresas, donde una gran cantidad de personal pasa dentro de un año.
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Para todos los casos preparados, compongauna hoja de transferencia, que tiene un formato estandarizado. Columna №1 anote el número de serie de cada caso, en la columna №2 - el índice de cada caso bajo la nomenclatura, №3 - Asuntos títulos de nombre, №4 - fecha, №5 - El número de hojas de transmisión para cada caso por separado, №6 - períodos de almacenamiento, №7 - adiciones o avisos proporcionados.
Consejo 4: Cómo solicitar la cubierta de la caja
De acuerdo con la legislación actual de la Federación de Rusia, personalel asunto no es para todos los empleados. Este requisito es obligatorio solo con respecto a los funcionarios. Sin embargo, muchas organizaciones comerciales también tienen esta práctica, especialmente con respecto a los empleados que ocupan puestos de responsabilidad.
Instrucciones
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El archivo personal del empleado es una carpeta contodos los documentos necesarios (solicitud de un puesto de trabajo, perfil o forma personal del personal de contabilidad, curriculum vitae o curriculum vitae, copia de la orden en el empleo, los pedidos de incentivos y sanciones, etc.). Por lo tanto, para su preparación, eliminar todas las copias y llevar los originales de los empleados.
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La portada del archivo personal debe ser elaborada porFormulario establecido por GOST 17914-72. Es cierto que en la actualidad (especialmente en organizaciones comerciales) esto no siempre se observa. Pero para evitar malentendidos y problemas con las autoridades supervisoras, es necesario asegurarse de que la portada del archivo personal contenga la información mínima necesaria.
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En la esquina superior derecha de la portada, especifique el ordinalnúmero de caso (generalmente, número de personal). Es bajo este número que un archivo personal se registra en el "Libro" del registro de archivos personales ". Este libro debe contener la siguiente información: el número de serie, el apellido, el nombre, el patronímico del empleado, así como la fecha de registro del caso y la fecha en que el caso fue retirado del registro.
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En algunas organizaciones, además de la serie (estándar-edición) el número de caso en la esquina superior derecha de la cubierta todavía está lleno de gráficos, "№ Fundación ____» y «Inventario № ____».
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En el medio de la cubierta escribe completonombre de la organización Por ejemplo, "Sociedad de responsabilidad limitada" East ". Debajo de él se encuentra el nombre abreviado de la organización: "OOO Vostok", y aún más bajo: el nombre de la unidad estructural donde trabaja el empleado. Por ejemplo: "Departamento de suministros". Estos datos indican: "Número de archivo personal ..." - de acuerdo con el número de servicio mencionado en el lado superior derecho. Inmediatamente después de esto, escriba el nombre, el nombre y el patronímico del empleado en el caso nominativo.
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En la esquina inferior derecha de la portada del archivo personal, debe haber dichos registros: - "Fecha de inicio" - "Fecha de finalización" - "En _____ hojas" - "Almacenar _______".
Consejo 5: Cómo solicitar un currículum
Empleador al elegir candidatos para la sustituciónlas vacantes prefieren llevar a cabo la selección inicial en el currículum. Este documento lo representa incluso antes de la entrevista, por lo que el currículum debe redactarse de modo que el empleador esté convencido del cumplimiento total de las cualidades, conocimientos y habilidades de su empresa con los requisitos de un trabajo gratuito.
Instrucciones
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Antes de escribir un currículum, es necesario determinarsu estructura clara El texto bellamente y correctamente diseñado de cualquier documento se percibe y analiza mejor. Diferentes bloques de información deberían describir sus temas específicos.
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Al comienzo del currículum se deben colocar los datos personales, incluida la información completa sobre el nombre, apellido, patronímico, edad del solicitante. Además, se debe indicar la información de contacto actual.
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El título de la posición a la quepretender, debe especificarse inmediatamente después de la información personal. Aquí es necesario prestar atención a la coincidencia total del nombre de la vacante, que es indicado por el empleador, ya que la escritura errónea puede dejar una impresión incorrecta del currículum.
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Además, información sobre usted como especialista,completamente correspondiente a esta vacante. Proporcione información sobre sus conocimientos y habilidades, así como las habilidades básicas que son más importantes para conseguir un trabajo.
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La información sobre la educación es importante. Es costumbre indicar las instituciones educativas y la forma de entrenamiento en el orden inverso, comenzando desde el último lugar de estudio. El nombre completo de la institución educativa, la fecha de admisión y su finalización, así como la calificación otorgada se informan brevemente.
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El siguiente punto es colocar la experienciatrabajo Como regla general, el gerente de personal está interesado en la información sobre los últimos trabajos por un período de cinco a diez años. En la descripción de la experiencia, la información debe especificarse concreta y brevemente, y es deseable indicar, además de los deberes realizados anteriormente, sus logros.
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Información adicional se indica en el principalSolo en el caso de que los detalles del trabajo futuro lo requieran. Dicha información puede incluir: la presencia de una licencia de conducir, el conocimiento de idiomas extranjeros, la experiencia con equipos informáticos y de oficina, y así sucesivamente. También se permite información adicional para indicar información breve sobre el estado civil, sobre pasatiempos activos.
Consejo 6: Cómo archivar documentos para archivar
Ejecución de documentos para archivose lleva a cabo después de fin de año. Por lo tanto, los documentos están preparados para el almacenamiento en relación con las reglas establecidas. Dependiendo de los términos de almacenamiento, así como del valor de los documentos, los casos se elaboran por completo o mediante un sistema simplificado.
Instrucciones
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Hacer una nomenclatura de casos para documentosalmacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive). Verifique la exactitud de la formación del caso (si no hay documentos con una vida útil permanente). Las ofertas se dejan en las carpetas, se deben sistematizar de acuerdo con la nomenclatura de los casos y no es necesario su numeración. En el archivo del caso, se entregan de acuerdo con la nomenclatura de casos.
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Para almacenamiento a largo plazo (más de 10años) se lleva a cabo: 1. Los casos vinculantes (archivados en una carpeta dura o cubierta con un hilo fuerte en cuatro punciones o pueden entrelazarse) .2. Numeración de hojas (se lleva a cabo con un lápiz de grafito negro en la esquina superior derecha, sin tocar el texto del documento) .3. Elaboración de una inscripción literal (especifique cuántas hojas están vinculadas, si hay daños, señal y fecha) .4. Elaboración de un inventario interno de documentos (para casos con documentos especialmente valiosos, casos personales, judiciales e investigativos, etc.). Al final del inventario, indique la cantidad de documentos en el caso y la cantidad de hojas en el inventario. Registro de todos los detalles de la portada del caso (nombre de la institución, subdivisión estructural, registro del caso, título del caso, período de almacenamiento del caso).
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En documentos de duración permanente o a largo plazoperíodo de almacenamiento, hacer un inventario. Debe incluir un número de caso individual y también divulgar su contenido y composición en el título del caso. El inventario también debe indicar el período de almacenamiento del caso. Indique el número de casos y el número del primer y último caso, el signo y la fecha. Para casos individuales, se elabora un inventario por separado.
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Entregue los archivos preparados al archivo. Un empleado del archivo en su presencia verificará el número de casos en la nomenclatura o inventario, realizará una inscripción verificativa, marcará el número de casos ausentes, indicará la fecha de aceptación y la transferencia de casos. El inventario se sellará con las firmas de las personas que llevaron a cabo la aceptación y la transferencia de casos.
Consejo 7: Cómo aplicar
Un archivo personal es una coleccióndocumentos que contienen información sobre el empleado desde el momento de la firma del pedido en el empleo hasta la fecha de emisión de la orden de despido. En nuestro país, es obligatorio mantener los asuntos personales solo para los funcionarios. Sin embargo, la mayoría de las empresas y organizaciones prefieren sistematizar y tener en cuenta los datos de los empleados.
Instrucciones
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En un archivo personal, como regla, contiene lo siguienteinformación sobre el empleado: una hoja personal de registros de personal, copias de documentos educativos, una copia del pedido y solicitud de empleo, un contrato de trabajo, cambios y adiciones, documentos sobre certificación y desarrollo profesional, así como otros documentos que necesita el servicio de personal una copia del certificado de matrimonio, el nacimiento de niños, un pasaporte, un boleto militar, etc.).
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El archivo personal de cada empleado está redactado enuna carpeta separada con una cubierta de cartón, una carpeta. En él se ponen los requisitos: el apellido, el nombre, el nombre patronímico del trabajador, la fecha de la apertura del trabajo. Después de la terminación del empleado, el archivo personal se cierra. Los documentos deben enviarse al archivo sin falta.
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Los archivos personales cerrados están numerados, compiladosinventario interno de documentos comerciales. Los documentos en la carpeta se recopilan en orden cronológico, desde el momento de la llegada del empleado hasta la fecha de salida. En el mismo orden, se compila un inventario interno. La numeración de las hojas de inventario es independiente de la numeración de los documentos personales.
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Los asuntos personales de los empleados se emiten sololíder u otras personas siguiendo las instrucciones del gerente, así como también del empleado mismo. La información almacenada en el archivo personal es confidencial y, por lo tanto, no está sujeta a divulgación a desconocidos. Está prohibido realizar cambios a los documentos anteriores del archivo personal, y también extraerlos.
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En el departamento de personal solo se guardan casospersonal de trabajo. Los documentos de los trabajadores despedidos se transfieren al archivo. Allí se guardan durante 75 años, y los asuntos personales de los gerentes, gerentes, así como las personas que tienen premios y títulos, son ilimitados.
Consejo 8: ¿Cuáles son los deberes del inspector de recursos humanos?
Inspector del Departamento de Personal (Gerente de Recursos Humanos)trabajo de oficina) se refiere a los especialistas del servicio de personal. Tiene un trabajo responsable con los documentos, lo que requiere habilidades prácticas y un conocimiento perfecto de la legislación laboral. En las últimas décadas, ha habido una delineación clara de las funciones del inspector de recursos humanos y otros especialistas del servicio de personal.
El deber principal del inspector de recursos humanos:trabajar con documentos Hubo un tiempo cuando estaba comprometido en el documento, oficina, siendo entrevistado en la contratación, sirvió como la autoridad de supervisión para la protección del trabajo en la empresa de resolver los problemas de gestión con los ejecutivos otdelov.Kogda sucedió distribución de roles entre todos los miembros del personal de servicio en la descripción del trabajo había sido prescrito deberes los derechos y las obligaciones contraídas por el inspector en el enfoque kadram.Osnovatelny a los documentos de diseño y validación de los llenan - eso es lo que distingue a la experiencia un profesional profesional en gestión de documentos.
